경리 에이스가 쓰는 대금 청구서 엑셀 양식 무료 배포 - 이렇게 써야 돈이 안 밀려요!

요즘 거래처가 많아지면서 청구서 작성도 은근히 일이 많아졌죠.

그런데 아무리 청구서를 보냈다고 해도, 이상하게 자꾸 입금이 늦어지거나, 다시 보내달라는 연락이 오는 경우 많지 않으셨나요?

사실 저도 그랬어요. 처음엔 “왜 입금을 안 해주지?” 싶었는데, 알고 보니 제가 만든 청구서가 명확하지 않았던 거예요. 이왕이면 한번에, 깔끔하게, 입금까지 착착 진행되게 만들고 싶어서 실무에 최적화된 청구서 양식 엑셀 파일을 만들게 됐습니다.

오늘은 양식도 무료로 드리고, 청구서에 꼭 들어가야 하는 핵심 4가지 요소도 같이 알려드릴게요.

💡 왜 청구서 작성이 중요한가요?

청구서는 그냥 ‘돈 달라’는 문서가 아닙니다.
거래처와의 신뢰를 보여주는 소통 도구이자, 입금 지연을 막는 실무 무기예요.

저희 고객사 중 한 곳에서 실제로 이런 일이 있었어요.

“A회사” 담당자가 청구서를 보내긴 했는데, 부가세 표기가 없고 계좌도 누락된 상태였어요. 거래처에서는 뭔가 미심쩍다며 입금을 미루고, 결국 전화로 몇 차례 확인하고 나서야 입금이 진행됐죠. 입금까지 10일 걸렸습니다. 그 사이 매출채권 관리도 꼬이고요…

이제는 실수 없이, 입금까지 한 번에 되도록, 저와 함께 청구서 포인트 4가지를 정리해볼게요!

✅ 실무에서 꼭 챙겨야 할 청구서 4가지 구성 요소

1. 거래 정보 – 상대방이 ‘한눈에’ 이해할 수 있어야 해요

가장 기본이지만 가장 중요한 항목입니다.

청구서에는 “누가 누구에게 무엇을 얼마에 제공했는가”가 명확히 드러나야 해요. 실무에선 이 부분이 애매하면 꼭 전화 옵니다.

반드시 포함할 항목 예시:

• 거래처명: (주)스마트빌

• 공급일자: 2025.04.01

• 품목: 마케팅 대행 서비스

• 수량/단가/총액: 1건 / 3,000,000원 / 3,000,000원

• 부가세: 300,000원

• 총청구금액: 3,300,000원

👉 담당자가 ‘아, 이건 지난달 마케팅 건이구나’ 하고 단박에 이해해야 합니다.

2. 결제 기한 – 언제까지 입금해야 하는지 적으셨나요?

저도 처음엔 이걸 빼먹고 그냥 “입금 부탁드립니다~”만 썼었는데, 결제 기한을 명시하지 않으면 입금 우선순위에서 밀려납니다.

예시 문구:

• 결제 기한: 청구일로부터 7일 이내 (2025.04.08까지)

• 또는: 2025년 4월 10일까지 결제 요청드립니다

💡 담당자가 청구서를 보고 “언제까지 주면 되지?” 고민할 시간을 줄여주세요. 그게 입금 속도를 좌우합니다.

3. 부가세 계산 – 포함 여부는 반드시 구분해서 쓰세요

특히 전자세금계산서 발행 시에는 공급가액과 부가세가 정확히 구분되어 있어야 합니다. 간혹 ‘총액’만 쓰면 오해 생깁니다.

올바른 표기 예시:

• 공급가액: 2,000,000원

• 부가세(10%): 200,000원

• 총청구금액: 2,200,000원

👉 실제로 저희 고객사 중 한 프리랜서분이 이걸 누락해서 거래처랑 다툼이 났어요. “부가세 포함된 줄 알았는데요?”라는 말에 결국 단가를 10% 깎고 마무리하셨다고 해요.

4. 입금 계좌 – 정확하고 보기 쉽게!

의외로 많은 분들이 실수하는 부분이에요.

계좌번호가 틀리거나, 예금주명이 회사명이 아닌 개인 이름이면 거래처가 불안해합니다. 이름이 달라서 입금 보류된 사례, 저도 여러 번 봤어요.

깔끔한 표기 예시:

• 입금 계좌: 우리은행 1002-123-456789

• 예금주: (주)더블에이

• 메모: 2025년 4월 마케팅 대행비

👉 문서 하단에 진하게, 큼직하게 적어두면 신뢰도 상승 + 입금도 빨라집니다.

📂 무료 배포! 청구서 엑셀 양식

이제 이 모든 내용을 반영한 “청구서 엑셀 양식”을 무료로 공유드립니다. 자동으로 부가세, 총액까지 계산되게 만들어놨어요.

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❓ 실무자들이 자주 하는 질문 3가지

Q1. 청구서만 보내고 세금계산서는 안 보내도 되나요?
A. 일반과세자의 경우 반드시 전자세금계산서 발행이 필요합니다. 청구서는 입금 요청용, 세금계산서는 법적 효력용이라고 보시면 됩니다.

Q2. 부가세 없이 청구해도 되나요?
A. 면세사업자이거나 면세 항목을 제공한 경우 부가세 없이 청구 가능합니다. 이 경우 “부가세 없음”이라고 명확히 적어주세요.

Q3. 거래처가 입금을 자꾸 미루는데 어떻게 해야 할까요?
A. 결제 기한, 정확한 계좌 정보, 세금계산서 동시 발행 여부 등을 점검해보세요. 명확한 서류가 신뢰와 빠른 입금의 열쇠입니다!